05-06-2018 14:48

Deep Work: Onderscheid je brein in de 21e eeuw

Rules for focused success in a distracted world

Samenvatting, recensie en de belangrijkste cheats uit dit boek

Introductie

Deep Work is een boek van Cal Newport, een computerwetenschapper waar ik het eerst op stuitte in dit Youtube filmpje,  Quit Social Media. Het filmpje gaf houvast in mijn eigen zoektocht naar het effectief en prettige (niet) gebruik van technologie. De twee kernpunten die me bijbleven uit het filmpje waren dat je een Smartphone kunt zien als een fruitmachine in zakformaat, een reden dat ik zelf alleen in mijn werkomgeving eentje bij me heb. Daarnaast duidt hij Social Media als een niet fundamentele technologie. Oftewel een technologie, die je in tegenstelling tot bijvoorbeeld e mail, een mobiele telefoon of toegang tot het internet prima links kunt laten liggen zonder dat je “achter” blijft. In het boek gaat hij dit dit verder uitwerken en komen hier enkele kernpunten bij. Het boek is echt fijn om te lezen, het is krachtig, maar makkelijk leesbaar.

Deep Work heeft veel waarde

Het boek begint met een introductie over Carl Jung die een hectische levensstijl weet te combineren met hoge productiviteit door onder andere het gebruik van een speciale “retraite” kamer. Jung zegt hierover: “In mijn retraite-kamer ben ik bij mezelf”. Hier is hij in staat om “Deep Work” te verrichten: Deep Work zijn professionele activiteiten die worden uitgevoerd in een staat van afleidingsvrije concentratie waarbij je je cognitieve capaciteiten tot aan de limiet gebruikt. Deze inspanningen creëren nieuwe waarde en verbeteren je vaardigheid en zijn schaars en moeilijk te kopiëren. In deze staat zoeken we onze cognitieve grenzen op en dit is de enige manier om vaardigheden echt te verbeteren, we stretchen onze skills, net als spieren op de sportschool, waarbij ze soms even knappen, maar na herstel sterker weer aangroeien. Om in deze staat te komen moeten we ons isoleren van afleidingen iets dat succesvolle mensen consistent lijken te doen, bijvoorbeeld Bill Gates die twee keer per jaar zogenaamde “Think Weeks” inplant. Tegenhanger van Deep Work is Shallow Work: Cognitieve weinig vergende logistieke taken, vaak in afleidende omstandigheden uitgevoerd. Deze vaardigheden voegen weinig waarde toe en zijn makkelijk te kopiëren. In deze is tijd is er steeds meer elektronische afleiding die het lastiger maakt “Deep Work” uit te voeren, maar de paradox is dat het steeds noodzakelijker is om mee te komen. Door technologische vernieuwing en AI staan “shallow work” beroepen steeds meer onder druk, de salarissen dalen of de functies worden helemaal overgenomen door apparaten en technologie. Daarnaast verandert er elk decennium zoveel dat we de Deep Work staat nodig hebben om bij te kunnen blijven met onze cognitieve vaardigheden. Voor de meeste mensen is het veel beter om tijd te besteden aan Deep Work. Er zijn echter uitzonderingen, bijvoorbeeld een CEO van een groot bedrijf, Cal ziet een CEO als een goed getrainde wandelende beslissing machine die noodzakelijkerwijs voortdurend zijn aandacht moet schakelen.

Deep Work is schaars

Terwijl alleen Deep Work echt veel toegevoegde waarde heeft is het een schaars fenomeen. Zo worden veel kantoor omgevingen met open structuren ontworpen, waardoor er een overmaat van afleiding is op de werkvloer, denk maar eens aan het kantoor van een redactie. Daarnaast worden we vaak afgerekend op “shallow” parameters, het aantal woorden dat we hebben getypt (niet de kwaliteit), het aantal mails dat we hebben verzonden etc. We worden zo beloond voor shallow work. We leven in een cultuur van connectiviteit, overal heerst de gewoonte en verwachting voortdurend “online” te zijn en op elke app of mail te reageren. Dit maakt het verleidelijk om tijdens het werk het pad van de minste weerstand te volgen. Namelijk het voortdurend reageren op deze stroom aan tweets, mails, apps en smsjes. Zo krijgen we het gevoel druk bezig te zijn wat ook nog eens door deze cultuur beloond wordt. Ook voor collega’s lijken we door onze online aanwezigheid erg productief. Interessant is dat professor Neil Postman al in het begin van de jaren ‘90 waarschuwde voor het gebrek aan een discussie over de plussen en minnen van technologie. We stoomden toen af op een “age of internet” waarbij alles gedachteloos omarmd werd, omdat het iets met internet was, dus goed. Cal Newport ziet hier ook vooral een kans, door je te richten op Deep Work kun je makkelijk meekomen in de maatschappij waar veel mensen blijven hangen in Shallow Work.

Deep Work heeft betekenis

Ambachtelijkheid is een mooi begrip, niks is mooier dan je eigen werk verwezenlijkt zien in een object/kunstwerk/prestatie. Bij kenniswerkers is ambachtelijkheid echter lastiger te identificeren vergeleken met bijvoorbeeld een zwaardsmid, toch is er op een abstracter niveau ook bij kenniswerk verschil tussen Deep en Shallow work. Neurologisch gezien is Deep Work goed omdat ons brein zich wired naar de staat van onze focus. Als we ons veel op positiviteit en kwaliteit richten versterkt het brein bepaalde circuits die hiermee samenhangen. Ook blijkt het dat alleen bij Deep Work, alleen bij langdurige concentratie op een taak die een bepaalde vaardigheid vergt de betrokken zenuwcellen gemyeliniseerd worden. Myeline is een eiwit dat zich om zenuwcellen wikkelt en zo de zenuwgeleiding verbeterd. Afleiding kunnen we in feite zien als de vijand van myeline en een gezonde brein staat. In het boek “Een opgeruimde geest” van Daniel Levetin heb ik gelezen dat afleiding, of eigenlijk het voortdurend schakelen van aandacht een gebied in de buurt van de insula overmatig activeert. De insula is interessant genoeg betrokken bij pijnbeleving. Het typische akelige en duizelige gevoel na een dag te veel elektronische afleiding heeft dus een duidelijke neurologische basis. Een belangrijk psychologisch argument van Deep Work komt van de beroemde psycholoog Mihaly Csikszentmihalyi die veel heeft gepubliceerd over flow. Hij heeft van een grote groep vrijwilligers hun welbevinden structureel gemonitord. Het bleek dat de beste momenten in iemands leven voorkwamen wanneer iemand zijn lichaam of geestelijke vaardigheden tot het uiterste niveau moet tillen. Interessant is dat de condities hiervoor vaker op het werk voorkomen dan in vrije tijd. Om dit effect ook te krijgen bij Shallow Work zijn er ook initiatieven om dit soort werk uitdagender te maken met spelelementen, het zogenaamde gamification van werk. Flow is een interessante staat waar ik meer over wil schrijven. Filosofisch zijn er ook argumenten voor Deep Work, na de verlichting zijn we onze eigen menselijke ervaring als het hoogste goed gaan zien. Iets dat snel tot nihilisme kan leiden. Deep Work is een vlucht hieruit, we kunnen ambachtelijk werk zien als een stukje heiligdom/licht in onszelf, iets wat voor mij denk ik het beste naar voren komt in muzikanten, hoe mooi moet het zijn om een instrument volledig te beheersen. Cal Newport pleit voor een nieuwe toekomstige mens, de Homo sapiens deepensis, en hier heeft hij een aantal regels voor opgesteld.

Deep Work

De regels

 

Regel #1: Work Deeply

Heel interessant… Cal haalt hier David Dewane aan die een zogenaamde Eudaimonia Machine (eu=goed). Dit is in feite geen machine, maar een template voor een gunstige werkomgeving. Om bij je werkplek te komen moet je door alle delen van het gebouw lopen. Het begint met een inspirerende gallery, een grote kamer of hal waarin inspirerende voorbeelden staan van werkresultaten. Na de gallery krijg je de salon met kwaliteitskoffie en WIFI, hier kunnen discussies plaatsvinden en gebroed worden op nieuwe ideeën. Na deze gallery krijg je de library, dit is de “harde schijf” van de machine, waar alle producten zijn opgeslagen. Vervolgens heb de “office space” voor Shallow Work, hier staan ook kopieer en printapparatuur. Last but not least kom je uit bij de “deep work chambers”, hier wordt het Deep Work uitgevoerd, ik zie de bordjes op de deuren al voor me, griekse wijzen met hun kin in de handpalm met daaronder de tekst: “ work in progress”. Het idee is dat mensen wel geïsoleerd werken, maar voor de gewenste “serendipiteit” tegen elkaar aan botsen op weg naar de toilet of koffiemachine. 

Kies je diepte filosofie

Er zijn enkele varianten mogelijk om aan je Deep Work te komen. De cold turkey methode is de monastische filosofie, dit betekent dat je echt off-grid gaat en alleen nog maar toegankelijk bent per brief of postduif. Dit is echter niet voor iedereen mogelijk of wenselijk. Voor de meeste mensen is het dus beter een bimodale filosofie aan te hangen. Dit betekent dat je gestructureerd onderscheid gaat maken tussen Deep en Shallow work. Het is belangrijk te weten dat enkele uren vrij plannen over het algemeen niet voldoende zijn voor echt Deep Work. Om je brein goed voor te bereiden is het goed om houvast te krijgen door middel van rituelen. Hierdoor hoef je niet voortdurend de beslissing te nemen om Deep Work te gaan doen, maar wordt het een onderdeel van je levensritme. Wat ik zelf heb gedaan bij het typen van dit stuk is dat ik in een aparte Thinkpad heb plaatsgenomen, een afgeschermde werkplek uit de buurt van mijn kantoor, daarnaast ben ik ingelogd met een ander emailadres, zodat ik niet automatisch mijn dagelijkse mails te zien krijg of andere services waar ik standaard op ben ingelogd. Ik ben om 10 uur in de ochtend begonnen hiermee en moet om 15 uur mijn zoontje van school halen. Ik moet dus in ongeveer 5 uur tijd dit boek weer doornemen dat ik enkele maanden geleden heb gelezen en daarna deze tekst typen. De tijdsdruk zorgt ervoor dat ik afleidingen negeer en in een bepaalde flow kom. In de toekomst wil ik ook een Freewrite gaan gebruiken. Voor je ritueel kun je inplannen waar je gaat werken (in Thinkpad), hoe je gaat werken (zonder toegang tot afleidingen), hoe je je ondersteunt in je werk (goede koffie).

4 Disciplines of Execution

Deze disciplines komen uit het werk van Harvard professor Clayton Christensen.

Discipline #1: Focus op de allerbelangrijkste zaken

Hierdoor krijg je intensiteit van focus.

Discipline #2: Act on Lead measures

Hij maakt een onderscheid tussen lag measures, dit zijn de uiteindelijke doelen van jou en je bedrijf (bijvoorbeeld meer beschuit verkopen), en lead measures, dit zijn de tussenliggende doelen die je moet bereiken om de lag measure te behalen. Dit concretiseert je doelen en maakt het makkelijk om de focus te behouden.

Discipline #3: Gebruik een overtuigend scoreboard.

Maak het voor je brein inzichtelijk wat je hebt bereikt en nog moet bereiken.

Discipline #4: Leg regelmatig verantwoording af

Deel je resultaten en verantwoord eventuele missers, zo behoud je aandacht voor het geheel en verslapt je aandacht niet. 

 
Wees lui

Wees op gezette momenten echt lui, je hoeft niet altijd bezig te zijn, het is zelfs beter af en toe alles te laten gaan:

Reden #1: Stilstand is goed voor inzichten

De beste inzichten zijn gedaan in bad of in bed, als je voortdurend geconcentreerd bezig bent kan je onbewuste minder vrij associëren. Minder voor de hand liggende en dus creatieve oplossingen komen vaak tot stand door vrije associatie van je onderbewuste. Onderschat deze kracht niet.

Reden #2: Door stilstand kan je energie herstellen

Focus, maar ook wilskracht kun je zien als een spier die af en toe weer moet opladen. Deze verklaring voor de weldaad van natuur vond ik mooi: “de natuur heeft intrinsiek fascinerende stimuli”. Als je in de natuur loopt hoef je even niet te plannen en rekening te houden met bijvoorbeeld verkeerd. De reden dat ouderschap soms (of vaak :D) zwaar is komt doordat je met kinderen om je heen nooit volledig je aandacht kan laten varen.

Reden #3: We verspillen vaak tijd aan niet urgente zaken

In dit digitale tijdperk zijn er altijd wel dingetjes die op de plank blijven liggen. Door te rusten en te onthaasten krijgen we beter inzicht in welke taken echt belangrijk zijn en bijdragen. Laat je brein niet wennen aan afleiding, herinner maar goed, je smartphone is een fruitmachine op zakformaat! 

 

Regel #2 omarm verveling

Deze regel bouwt voort op het wees lui principe. Laat je brein afkicken van voortdurende verslavende afleiding, elke appje geeft weer een kleine shot dopamine (nieuw) en serotonine (aandacht), zie dit echt als een verslaving. Interessant is dat mensen die het meest multi-tasken dit het slechtste kunnen, hun filter en focus kracht is verminderd door de voortdurende afleiding, waardoor ze nog meer afleiding zoeken en zo in een neerwaartse spiraal komen, probeer hier uit te ontspannen. Neem geen pauzes van afleiding, maar keer het om, neem pauzes van focus. Plan je momenten dat je wisselende taken moet doen op internet en hou je hieraan, ga dus niet vijf minuten eerder dan gepland online, dit ruïneert je discipline en op deze manier blijft je brein in de afhankelijke/verslaafde staat (net als met suiker). Mocht het toch noodzakelijk zijn dat je op internet gaat plan dan altijd een vertraging in van vijf minuten. Zo hou je tijd tussen je wens (online gaan) en de beloning. Het beste kun je dit ook thuis doen. Zelf gebruik ik thuis alleen Youtube en Netflix via een smartwatch. Op deze manier hou ik mijn brein clean, en ik moet zeggen dat ik me stukken beter voel hierdoor.

Cal raadt het aan om productief te mediteren, bijvoorbeeld te wandelen en daarbij actief Deep Work te trainen. Ik zelf zou ook überhaupt meditatie willen adviseren. Ik doe zelf TM, transcendente meditatie, vanwege de krachtige en simpele methode, maar je kunt uit een breed spectrum van methodes kiezen. Wat Cal echt aanraadt is het structureren van je Deep Work, probeer bijvoorbeeld bij het oplossen van een probleem eerst de grote lijnen uit te denken en ga daarna systematisch na welke stappen er moeten plaatsvinden om het probleem volledig op te lossen.

 

Rule #3 Quit Social Media

Hiermee leerde ik Cal dus kennen, iets wat ik erg krachtig vond in het boek en me echt is bijgebleven is het Anny benefit argument, of beter fallacy… We beoordelen een tool erop of het een benefit heeft en zoja dan passen we het toe, zonder eventuele negatieve aspecten te bekijken. De benefits van Social Media zijn overduidelijk, maar wegen die op tegen de nadelen, Cal suggereert dat het voor de meeste mensen niet opweegt, hij neemt geen keihard standpunt in, een student op een nieuwe campus kan bijvoorbeeld veel eraan hebben. De methode voor het evalueren van de tool zou “The Crafstsman Approach to Tool Selection” moeten zijn. Identificeer de kernpunten die voor jou een gelukkig en succesvol professioneel en persoonlijk leven behelzen. Ga de tool alleen gebruiken als de positieve punten significant de negatieve punten overstemmen. Dit doet me ook denken aan Kevin Kelly die de Amish uitvoerig heeft bestudeert in hun adoptatie van nieuwe technologie. De Amish testen het vaak in een kleine setting en gaan zorgvuldig na of de nieuwe technologie de kernwaarden van hun sterk conservatieve gemeenschap niet ontwricht. We moeten misschien allemaal de Amish in ons zelf zoeken :D.

The Law of the Vital few

Ook wel Pareto’s law, betekent vaak dat 80% of meer van een effect komt door 20% van de onderliggende oorzaken. Dit gaat op veel domeinen op. Het betekent ook dat er een zero-sum game is van tijd en aandacht. Aandacht die je geeft aan relatief weinig renderende zaken gaat ten koste van aandacht aan de echt belangrijke zaken. Door onze verslavingsgevoeligheid en neiging de weg van de minste weerstand te kiezen zijn we dus al snel veel te veel bezig met onbelangrijke zaken. 

 

Rule #4 Negeer de oppervlakkige zaken

Het bedrijf 37signals lanceerde in 2007 een experiment. De werkweek werd met 1 dag verkort naar 4 dagen en daarnaast kregen medewerkers enkele maanden tijd om aan hun eigen projecten te werken. Dit bleek een succes, de prestaties verbeterden zelfs. Door de kortere werktijd gingen de werknemers automatisch minder tijd geven aan Shallow Work. Daarnaast moesten ze ook veel beter plannen om alles binnen de gegeven tijd af te krijgen, een dubbelop effect dat kan verklaren dat prestaties niet alleen hetzelfde bleven, maar zelfs verbeterden. Ik moet hier ook denken aan de Law of Parkinson, dit betekent dat een gegeven bron zich altijd uitsmeert over de gegeven tijd of geldhoeveelheid. Plan het schrijven van een paper in 3 maanden en je zult er ook 3 maanden over doen, plan het in 2 weken en het komt ook klaar. Ergens zit hier natuurlijk wel een limiet op. De manier om de Shallows te beperken is het systematisch plannen van je dag, hierbij plan je in blokken de invulling van je dag. Je moet dit zien als een Klamboe die je beschermt tegen de muggen (afleiding), gaandeweg de dag mag je wel je planning aanpassen, maar doe dit altijd bewust en verander je schema gaandeweg de dag, zodat je deze routine niet verliest. Ook mag je best even afdwalen bij een moment van inspiratie voor iets nieuws. Werk hier dan aan totdat de impuls is verwerkt of gedaald en hervat je schema weer.

Quantificeer de diepte van je werk

Ga al je taken bijlangs en quantificeer ze op een schaal van 0 tot 100 in de mate van diepte. Bij de gemiddelde kennisbaan komt ongeveer 50% van je taken in de buurt van Deep Work en is de rest Shallow Work. Kenniswerkers en wetenschappers met privileges komen soms wel tot 80%. Een interessante suggestie vond ik om aan je baas (als je die hebt) een budget te vragen voor Shallow Work, bijvoorbeeld 50% van de tijd. Hiermee creëer je een richtlijn voor jezelf en je baas waardoor je gemakkelijker werk kunt weigeren.

Rond je werk af voor 17 uur

Negeer mails en apps hierna, je zult meestal merken dat er niks gebeurd, hier zijn diverse experimenten naar gedaan in het bedrijfsleven. Je moet moeilijk toegankelijk worden, schrijf bijvoorbeeld bij je online weergave van je email-adres richtlijnen over mailcontact, welke informatie je nodig hebt en op welke mails je reageert. Daarnaast, en dit herinner ik me ook van Tim Ferriss in de 4-uren werkweek, schrijf bedachtzaam een mail terug, geef hier bijvoorbeeld al diverse alternatieven qua tijdstip en plek voor een afspraak aan en welke zaken er besproken gaan worden, hoe de ander zich voor moet bereiden. Op deze manier voorkom je eindeloos heen en weer gemail. Als laatste geeft hij de mogelijkheid aan om niet te mailen. Het is nu 10 voor 15, ik moet nog een conclusie schrijven. Het is me dus niet volledig gelukt deze samenvatting te schrijven, maar misschien is het goed als ik hier een nachtje over slaap. Ik ga nu afronden, en schrijf de conclusie morgen.

 

Conclusie en de belangrijkste cheats uit Deep Work

Het schrijven van deze samenvatting bleek meteen een experiment te zijn in Deep Work, mijn telefoon en ander verkeer lagen in een andere kamer. Het bleek dat ik drie telefoontjes had gemist, allemaal over triviale zaken, over de levering van een stoel, een advertentie die niet werkte en Hellofresh. Daarna waren er diverse mails, geen enkele met hoge urgentie en enkele dingen die wel urgent waren had ik toch niet snel kunnen oplossen. Als ik deze had beantwoord was ik uit mijn flow gekomen en de zaken die enige actie vroegen hadden de hele dag gevoeld als zo’n kiezelsteentje in je schoen. In 5 uur tijd heb ik 250 pagina’s op grote lijnen herlezen en daarnaast meer dan 3000 woorden getypt, in mijn studententijd had zoiets wel een paar maanden kunnen duren :D, dus ik ben hier echt blij mee. Ook voelde ik mij de rest van de dag coherent en helder in het hoofd. Ik voelde de myeline bij wijze van spreke groeien. Vandaag begon de dag met een behoorlijke berg aan informatie, maar tot nu toe blijft de coherentie hangen en de myeline groeien. Nu heb ik netjes al het Shallow Work afgerond of ingepland en heb de tijd genomen om dit af te ronden. 

De Duizel

Ik weet van collega ondernemers dat een deel van hun zich herkennen in de zogenaamde “Duizel”, een staat van overprikkeling waarbij je niet meer loskomt van de computer, ik heb dit zelf ook wel ervaren, maar heb hier tegenwoordig gelukkig nooit meer last van. Deze staat voelt echt akelig en 20 jaar geleden zou je hiervoor naar de huisarts gaan of denken dat je ongemerkt een klap op je hoofd hebt gekregen. Het boek Deep Work biedt vooral voor degene die “De Duizel” regelmatig ervaren een goede leidraad. Dit zijn de multitaskers die paradoxaal genoeg juist het slechtste presteren op multitasken (of beter gezegd snelle taak switchers). Informatie overload is hierbij niet het probleem, je hersenen kunnen grote hoeveelheden informatie verwerken. Veel informatie opnemen kan ook vermoeiend uitpakken, maar dit geeft een voldane prettige vermoeidheid. De grootste uitputting krijgen je hersenen van het voortdurend moeten schakelen en dit geeft een gammel en duizelig gevoel. 

De zeven belangrijkste cheats

Veel zaken, zoals Pareto’s law, het plannen van je dag etc. komen ook in andere management en lifehacks boeken voor en zijn dus niet compleet nieuw, ze zijn wel extra goed uitgewerkt in dit boek. De belangrijkste zeven punten uit de strategie van Calport die me zullen bijblijven en houvast geven zijn:

  1. 1. Een smartphone is een fruitmachine op zakformaat, dit zal ik blijven herhalen.
  2. 2. Deep Work is een legit cheat. Door je de vaardigheid van Deep Work eigen te maken krijg je al snel een voorsprong op anderen die blijven hangen in Shallow Work en communicatie gebruiken volgens de weg van de minste weerstand (voortdurend appen etc.)
  3. 3. Train jezelf om niks te doen, om je te vervelen, hierdoor voorkom je dat je een junk brein krijgt dat continu op zoek is naar nieuwe impulsen en deze bevredigt met Shallow Work.
  4. 4. Gerelateerd hieraan, je mag wel van een planning afwijken, maar hou altijd een gap van minimaal 5 minuten aan tot het nemen van de beslissing (iets zoeken op internet) en het daadwerkelijk uitvoeren hiervan.
  5. 5. Probeer je dag te plannen, zie dit als een klamboe die jou beschermt tegen de voortdurend afleidende informatie muggen van onze digitale maatschappij. (Dit vind ik zelf het lastigste om consistent vol te houden).
  6. 6. Probeer niet je focus momenten in te plannen, maar plan juist je momenten van veel afleiding in. Je normale staat van zijn is het beste of gefocust, in Deep Work state, of in een luie, opladende staat.
  7. 7. Een smartphone is een fruitmachine op zakformaat.

Meer over Cal Newport kun je vinden op zijn blog over Study Hacks.

Posted in Lifestyle By

Roland Verment